Сам себе секундомер

Планирование рабочего времени – целая наука, основной принцип которой: время – деньги

Что такое тайм-менджмент? Буквально – управление временем. Под этим подразумевается управление человека своим временем – как рабочим, так и личным – с наибольшей пользой для себя самого. На деле это не просто составление списка задач, но и определение приоритетов, совмещение приятного с полезным и умение справляться с неприятным. Это целая наука, которую принесла западная деловая «мода», и знакома она пока что не многим. Лучше всего попробовать составить свой график с помощью специальных сайтов. Но можно и просто делать это в блокноте «от руки». Ведь с планированием рабочего времени в той или иной степени знаком, конечно же, каждый.

Специалисты именно так – с планов – и советуют начинать рабочую неделю. Причем время, затраченное на их составление, не считается потраченным впустую – ведь именно этот процесс в итоге поможет оптимизировать рабочий график. Главное в планировании – определение приоритетов на неделю. То есть, при составлении списка важных дел, мы должны уметь определять из них самые важные и самые срочные. Это может оказаться труднее, чем ожидалось, потому что важными одновременно могут казаться совершенно разные задачи. Определить действительно важные дела помогает правило, что лишь 20% дел дают 80% всех результатов, в то время как 80% дел дают лишь 20% результатов. Те дела, которые приносят наибольшие результаты, и есть самые важные.

В принципе, организация времени требует планирования всех дел, до мелочей. Ведь именно на вроде бы незначительные вещи, вплоть до перекуров, телефонных разговоров с друзьями и обеда, часто уходят драгоценные минуты, которых потом почему-то не хватает на все остальное.

Но невозможно предусмотреть все нюансы, потому самым продуктивным считается планирование около 60% рабочего времени, с учетом, что еще 20% – оставить на случай непредвиденных ситуаций, и еще 20% – на свободное творчество.

В планировании эксперты советуют ориентироваться на будущее, а не на прошлое. И концентрироваться на возможностях, а не проблемах. Последний совет особенно актуален, если предстоит решить что-то очень неприятное. Тайм-менеджмент учит, что необходимо «взглянуть неприятности в лицо» и пробудить энтузиазм, который поможет подавить неприятие, чтобы не откладывать дело в долгий ящик.

Один из важнейших пунктов плана – отдых. При полноценном рабочем дне нужен и полноценный сон, питание, досуг.

Люди, которые все успевают

Даже не зная основ правильного планирования, кто-то выделяет для себя приоритетные задачи, а кто-то просто успевает все совмещать. Опыт этих «прирожденных бизнесменов» и изучим.

«У меня три дела делаются одновременно»
Марина Силенко, домохозяйка, 24 года, ребенку – полтора года:
– Я, когда замуж вышла, ничего не успевала. Начну, бывало, мебель пылесосить, залезу под диван, а там кошка ковер подергала. Бросаю пылесос, начинаю обрезать нитки, замечаю, что на плинтусе – слой пыли. Бросаю ножницы, хватаю швабру с мокрой тряпкой... В результате за два часа я так и не сделала уборку. И так во всем – и в приготовлении еды, и в стирке.

Когда родился Ванечка, к нам приехала свекровь – помочь на первых порах. Вот она-то меня и научила, как организовать себя и все успеть. Хотя, если честно, никакой особой науки в этом нет. Надо только немножко подумать, прежде чем приступать к делу.

Теперь, хотя мы и обходимся без помощников (муж целый день на работе), я все успеваю. Просто с утра, пока умываюсь и готовлю кашку для ребенка, составляю в уме план – что надо сделать. И два-три дела делаю одновременно. Если иду гулять с ребенком, у меня на маленьком огне в духовке «томится» жаркое, а в стиральной машине полощутся рубашки и кофточки. Если я варю первое, в перерывах между «забросами» продуктов я глажу. Правда, приходится побегать между плитой и гладильной доской, но зато за два часа я успеваю переделать всю домашнюю работу.

Мы с мужем, ради интереса, один раз подсчитали, сколько мы экономим на моем домашнем труде. Оказалось – почти $1000 в месяц. Так что выгоднее: платить чужим или воспитывать своего ребенка самой?

«Я работаю на неделю вперед»
Владимир Павленко, журналист, 28 лет:
– Терпеть не могу – попадать в цейтноты. Но у нас такая работа, что без них – как зима без снега. В итоге я сам придумал собственную систему «бесцейтнотного» графика. Тут достаточно самостоятельно рассчитать, что и когда ты должен представить начальнику.

Я работаю в еженедельной газете, и в тот день, когда она появляется в продаже, у всех – релаксация. Коллеги вроде бы и на работе, но видно, что никто из них не может себя заставить ни думать, ни продуктивно работать. А я все время опережаю самого себя. Редактор еще читает мои материалы, а я уже составляю план на следующую неделю. В день «релаксации», о котором я уже говорил, я подбираю исходные материалы, созваниваюсь и договариваюсь о встречах, изучаю, что по теме моих материалов «говорит» интернет. Тогда фактически на другой день я уже приступаю к следующему этапу и пишу статью. Напряженный график? Да, но ведь это же рабочие дни! Зато я могу освободить выходные, чтобы провести их с семьей – поаборигенствовать на даче или смотаться, например, в Умань. Если, конечно, на выходные не выпадает какое-нибудь мероприятие, но это бывает редко. Зато моя жена никогда не жалуется, что у нее муж вечно занят, и она, как в анекдоте, «поставила его фотографию на столе, чтобы не забыть его лицо».

«Изучаю, на кого сколько времени потратить»
Сергей Дробонюк, менеджер по продажам, 36 лет:
– В моей работе главное попасть на удачного заказчика. В мои обязанности входит презентация нашей продукции на дому у клиента. Естественно, по предварительной договоренности. Я приезжаю к потенциальному покупателю и в течение часа демонстрирую ему нашу технику по уборке дома. Иногда приходится мотаться с утра до позднего вечера, ведь многие могут посмотреть ее в действии только после окончания собственного рабочего дня. Я делаю так: выбираю практически все заказы, территориально расположенные недалеко друг от друга, и выясняю у диспетчера личности моих клиентов. Поскольку утренние презентации – это, чаще всего, «холостые выстрелы», стараюсь набрать побольше вечерних. А уже приходя к клиенту, пытаюсь сориентироваться (приходится быть и психологом), насколько он перспективен. И от этого зависит, сколько времени я трачу на каждого. Вы не поверите, но из месяца в месяц у меня получается приблизительно одна и та же сумма заработка, хотя заказы никто не подтасовывает. Видимо, моя система «краткое утро, многословный вечер» работает!

«Никаких лишних движений!»
Вадим ЛЯшенко, таксист, 42 года:
– Я неплохо зарабатываю и на жизнь не жалуюсь. Но среди нас, таксистов, есть разные люди. Одни гоняются даже за копеечным заработком и часто едут в «запробкованные» районы, лишь бы заработать. Я же давно от такой практики отказался. А когда бензин стал дороже доллара за литр, вообще предпочитаю стоять и ждать «жирного» клиента. Например, утром, в час пик, никогда не поеду с левого берега на правый, пусть бы диспетчер хоть лопнула! Буду «тусоваться» от спальных районов до ближайших станций метро, но по маршрутам, где пробок нет. Иначе больше бензина сожжешь, чем заработаешь.

Автор: / 14:40 22.05.2008